Die Mail-Datenbank ist die zentrale Nachrichtendatenbank. In ihr befinden sich die Postfächer der einzelnen Benutzer. Das heißt, das alle Sendungen bzw. Nachrichten der Benutzer in ihr gespeichert sind. Dies hat den Vorteil das Sendungen oder Nachrichten an verschiedenen Rechnern im Netz abgerufen werden können.

Beispiel:

Herr Müller hat heute Urlaubsvertretung in der Verkaufsabteilung. Er wechselt also seinen Arbeitsplatz, und meldet sich im Verkauf unter seinen Namen an. Nun bekommt er alle seine Sendungen bzw. Nachrichten von seinem ursprünglichen Arbeitsplatz zur Verfügung. Auch seine Add-Ins bekommt er zur Verfügung gestellt. ZS-Mail hat also mit ihm den Arbeitsplatz gewechselt.